Générer ses documents Qualiopi automatiquement
Vos documents partent seuls à chaque inscription.
Convention, convocation, attestation de réalisation : remplies avec les bonnes données et envoyées en signature dès qu’un apprenant est inscrit. Plus de copier-coller, plus d’erreur de saisie, plus de pièce oubliée.
- Vos modèles existants, remplis automatiquement
- Envoi en e-signature et archivage dans le dossier de session
- Vous relisez avant l’envoi tant que vous le souhaitez
Merci, c’est noté.
On revient vers vous sous 24h pour caler votre audit. À très vite.
On se branche sur les outils que vous utilisez déjà
Quinze à trente minutes par session, à recopier les mêmes informations
Le nom de l’apprenant, les dates, le nombre d’heures, le financeur : les mêmes données ressaisies d’un document à l’autre, sur chaque session. Une date erronée ou une signature manquante, et c’est une non-conformité possible à l’audit. Multiplié par votre volume de sessions, ce sont des soirées entières passées sur des fichiers au lieu de vos contenus.
Une seule saisie, tous les documents prêts
Les informations de la session entrent une fois. La convention, les convocations et l’attestation se remplissent à partir de vos modèles, puis partent en signature électronique. Le dossier se constitue tout seul, prêt pour l’audit.
- Vos conventions et attestations, au format que l’auditeur connaît déjà
- Envoi YouSign ou Docusign, suivi de la signature inclus
- Chaque pièce classée dans le dossier de la bonne session
3 documents prêts à l’envoi dès l’inscription validée. Zéro ressaisie.
De l’inscription à la signature, sans intervention
Une inscription est validée
Depuis votre logiciel de gestion ou un formulaire, les informations de l’apprenant, de la formation et du financeur arrivent une seule fois.
Les documents se remplissent
Convention, convocation apprenant et entreprise, attestation de réalisation : chaque modèle est rempli avec les bonnes données, au bon format.
Tout part en signature
Les documents s’envoient par mail avec la signature électronique, et se rangent dans le dossier de la session sans que vous touchiez à un fichier.
La même session, deux façons de la gérer
À la main aujourd’hui
- Ouvrir le modèle de convention, recopier les données
- Refaire pareil pour la convocation et l’attestation
- Envoyer, attendre, relancer la signature à la main
- Ranger les fichiers, en espérant n’avoir rien oublié
Une fois automatisé
- L’inscription validée déclenche toute la série
- Les trois documents se remplissent d’un coup
- L’envoi et le suivi de signature se font seuls
- Le dossier de session est complet, prêt pour l’audit
Ce qu’on nous demande le plus souvent
Les objections qu’on entend au premier rendez-vous, et nos réponses sans détour.
Mes modèles de documents sont-ils respectés ?
Oui. On part de vos propres conventions, convocations et attestations, celles qui passent déjà vos audits. On les transforme en modèles qui se remplissent seuls. La mise en forme et les mentions Qualiopi restent les vôtres.
Et si une donnée manque pour remplir un document ?
Le document ne part pas à moitié rempli. S’il manque une information, le système vous le signale au lieu de générer une pièce incomplète qui vous reviendrait en non-conformité.
J’ai déjà Digiforma qui génère mes documents.
Si Digiforma couvre tout ce dont vous avez besoin à un tarif qui vous convient, gardez-le. On intervient quand l’outil s’arrête trop tôt, ou quand vous jonglez entre plusieurs logiciels qui ne se parlent pas. On branche la génération sur ce que vous avez.
Est-ce que je relis avant l’envoi ?
Au démarrage, oui, systématiquement. Vous validez chaque document avant qu’il parte. Une fois que vous voyez que la sortie est bonne session après session, vous décidez ce que vous laissez filer en autonomie.
On regarde votre cas en 30 minutes
Décrivez-nous comment vous gérez vos sessions aujourd’hui. On vous montre ce qui peut tourner seul sur vos outils, sans engagement et sans jargon. Vous repartez avec une feuille de route, qu’on travaille ensemble ou non.
- On part de vos process et de vos outils réels
- Vous gardez la main sur tout ce qui touche vos apprenants
- Réponse sous 24h
Merci, c’est noté.
On revient vers vous sous 24h pour caler votre audit. À très vite.