L’administratif mange vos heures de pédagogie
Conventions, convocations, émargements, attestations : chaque session traîne son lot de documents à produire, signer et archiver. Le temps qui devrait aller à vos contenus part dans la paperasse.
Automatisation IA pour organismes de formation
Rendez à la pédagogie les heures que l’administratif vous prend.
L’IA prépare vos documents Qualiopi, range vos preuves d’audit et relance les signatures qui traînent, sur les outils que vous utilisez déjà. Vous validez, vous gardez le contact avec vos apprenants.
- Vos conventions et attestations envoyées dès l’inscription
- Votre dossier d’audit prêt sans courir avant chaque contrôle
- Aucune migration, on se branche sur votre logiciel actuel
Merci, c’est noté.
On revient vers vous sous 24h pour caler votre audit. À très vite.
On se branche sur les outils que vous utilisez déjà
Le quotidien d’un organisme certifié D1 D2 D3
Là où le temps file aujourd’hui
Des dossiers bloqués sur une signature manquante
Une convention pas signée, c’est une formation qui n’ouvre pas et un financeur qui ne paie pas. Et vous qui relancez par mail, encore, sans savoir si ça avance.
La peur de la non-conformité avant chaque audit
Une date qui manque, un émargement mal classé, une preuve introuvable : la moindre pièce de travers peut fragiliser la certification. Alors vous compilez dans l’urgence, la boule au ventre.
Un cas concret
Une convention signée en deux jours au lieu de deux semaines
Une formatrice indépendante passait ses fins de journée à relancer les conventions par mail, sans jamais savoir lesquelles avançaient. Aujourd’hui la relance part toute seule à J+2, et elle ne décroche son téléphone que pour les deux ou trois apprenants vraiment bloqués. Les formations ouvrent plus vite, les paiements OPCO suivent.
Voir comment on relance pour vous → Suivi des signatures en direct
J0Convention envoyée en signature
+48hNon signée → relance email + SMSauto
J+2Toujours rien → tâche d’appel pour vousà vous
Vous n’appelez que les apprenants que l’email n’a pas suffi à débloquer.
Ce qu’on met en place
Trois chantiers qui vous rendent le plus de temps
Documents Qualiopi en direct
Convention de formationgénérée
ApprenantCamille Mercier
FormationBureautique avancée, 21h
FinanceurOPCO · subrogation
✓Convocation apprenant + entreprise
✓Attestation de réalisation pré-remplie
→Envoi e-signature YouSign
3 documents prêts à l’envoi dès l’inscription validée. Zéro ressaisie.
Vos documents Qualiopi partent seuls à chaque inscription
Convention, convocation, attestation : générées et envoyées en e-signature dès qu’une inscription est validée. Vous arrêtez le copier-coller.
Voir comment ça marche → Dossier de preuves en direct
Ind. 6Évaluations en cours12 / 12
Ind. 11Émargements signéscomplet
Ind. 14Enquêtes satisfaction2 à relancer
Ind. 30Sollicitation financeurtracé
Le dossier se classe session par session, par indicateur. Les manques remontent avant l’audit.
Votre dossier d’audit se construit session après session
Émargements, évaluations et enquêtes se classent par indicateur au fil de l’eau. Les pièces qui manquent remontent avant que l’auditeur n’arrive.
Voir comment ça marche → Suivi des signatures en direct
J0Convention envoyée en signature
+48hNon signée → relance email + SMSauto
J+2Toujours rien → tâche d’appel pour vousà vous
Vous n’appelez que les apprenants que l’email n’a pas suffi à débloquer.
Plus une seule convention qui dort faute de signature
Une convention non signée déclenche une relance email et SMS. Vous reprenez la main par téléphone uniquement quand l’écrit n’a pas suffi.
Voir comment ça marche → La méthode
Vous gardez le contrôle du début à la fin
On part de vos process réels et de vos outils. Rien ne tourne en autonomie tant que vous n’avez pas validé que ça correspond à votre façon de travailler.
- 01
On regarde votre quotidien
Un audit de 30 minutes pour voir où vos heures partent et quelles tâches reviennent à chaque session.
- 02
On branche sur vos outils
L’automatisation se pose sur votre logiciel de gestion, votre signature électronique et votre boîte mail. Pas de migration.
- 03
Vous validez, vous récupérez vos heures
L’IA prépare, vous relisez et vous décidez. On garde l’humain en validation le temps que la confiance s’installe.
Le reste de l’administratif
Tout ce qui revient à chaque session peut tourner pendant que vous formez
Vos enquêtes de satisfaction se gèrent seules
Envoi à chaud et à froid, relance si pas de réponse, résultats agrégés pour l’indicateur 14 et le plan d’amélioration.
Vous savez quel dossier OPCO peut être payé
Les pièces manquantes par financeur remontent, les demandes de remboursement se préparent avec les bons documents.
Vos prospects ne tombent plus dans l’oubli
Les demandes entrantes arrivent dans un seul endroit, avec une relance pour ceux qui n’ont pas encore signé de convention.
Vos émargements reviennent sans courir après
Une feuille non signée déclenche un rappel à l’apprenant, et l’écart vous est signalé tout de suite.
Le BPF se nourrit au fil de l’année
Les chiffres de sessions, heures et financements s’accumulent à mesure, au lieu d’être ressaisis en bloc en janvier.
Vos rappels EDOF et CPF arrivent à temps
Les délais de clôture de dossier sur Mon Compte Formation vous sont rappelés avant l’échéance.
Une tâche Qualiopi que vous aimeriez ne plus jamais refaire à la main ?
Obtenir mon audit Vos questions
Ce que les organismes nous demandent
Les objections qu’on entend le plus souvent au premier rendez-vous, et nos réponses franches.
Je ne veux pas perdre le lien avec mes apprenants.
C’est ce qu’on préserve. L’automatisation prend les relances par mail et SMS, celles qui sont impersonnelles de toute façon. Vous, vous décrochez le téléphone quand l’écrit n’a pas suffi, et vous êtes prévenu pile à ce moment. Un appel bien placé vaut mieux que dix mails de rappel.
J’ai déjà Digiforma (ou Dendreo, ou Qualiobee).
Tant mieux, on ne vous demande pas d’en changer. Votre logiciel gère la gestion. On vient brancher l’automatisation par-dessus, là où il s’arrête : les relances, les alertes sur les preuves qui manquent, le suivi des dossiers de financement. Si votre outil couvre déjà tout ça à un prix qui vous va, vous n’avez pas besoin de nous.
On m’a dit que c’était compliqué à mettre en place.
C’est vrai quand vous bricolez seul un assemblage Airtable et Make en parallèle de votre activité. Nous, on livre le système prêt à tourner, branché sur vos outils. Vous n’avez ni configuration à apprendre ni migration à subir.
Les OPCO changent leurs règles tout le temps.
La logique de vérification des dossiers se règle à un seul endroit. Quand un financeur modifie ses pièces à fournir, on met à jour cette liste et le suivi continue, sans tout reconstruire.
Qualiopi me coûte déjà cher à entretenir.
Justement, c’est là que le calcul est simple. Si vous récupérez plusieurs heures par semaine sur l’administratif, à la valeur d’une heure de formateur, le coût de mise en place est couvert en quelques semaines.
Audit gratuit
Reprenez vos heures de pédagogie
En 30 minutes, on vous montre les automatisations qui vous feraient gagner le plus de temps dans votre organisme. C’est gratuit et sans engagement, et vous repartez avec une feuille de route, qu’on travaille ensemble ou non.
- On part de vos outils, pas d’une démo générique
- Vous gardez la main sur tout ce qui touche vos apprenants
- Réponse sous 24h
Merci, c’est noté.
On revient vers vous sous 24h pour caler votre audit. À très vite.